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财政部湖南监管局:以“绣花功夫”规范档案管理
赋能财政监管提质增效

2021年6月16日 来源:财政部湖南监管局

  近年来,财政部湖南监管局以档案管理规范化、制度化、科学化和数字化为目标,以“绣花功夫”推进档案管理规范化,赋能财政监管工作提质增效。

  一、建机制,夯实管理基石

  湖南监管局党组高度重视并持续推进档案管理工作,局党组会每年专题研究档案管理工作2次以上,部署档案工作领导小组人事变动、经费保障、档案交接、档案内审等工作,并将档案管理工作纳入到全局工作,同部署、同落实、同检查、同考核。成立由局主要领导为组长,分管档案工作局领导为副组长,各处室负责人为成员的档案工作领导小组,领导小组成员根据实际情况及时调整,建立并健全档案工作协调机制和档案工作网络。明确全局兼职档案员1名和各处室档案联络员,对档案管理工作进行统筹规划和日常管理。各项强有力的保障措施,为全局档案管理工作深入推进打下坚实基础。

  二、立规矩,筑牢安全堡垒

  严格按照《档案法》、财政部和中共湖南省委要求,湖南监管局制订《档案室分类方案》报财政部审批同意,按照财政部文件认真执行《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,同时结合工作实际对《事故及灾害应急工作预案》、《预防冰雪灾害应急工作实施方案》、《预防抢盗档案案件应急工作实施方案》、《预防破坏性水灾应急实施方案》、《馆藏档案重大失泄密事件应急工作实施方案》、《消防应急工作实施方案》、《档案利用制度》、《档案归档与统计制度》、《档案管理制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案库房管理制度》、《档案人员岗位职责》等13项制度进行修订完善。15项涉及档案工作方方面面的规章制度,形成一个严密的“规矩网”,使全局档案管理工作有章可循,有法可依,安全堡垒更加牢固。

  三、严管理,厚植规范土壤

  (一)强化档案收集,规范档案整理。年底前,办公室下发通知,提示各处室对本年度处室档案进行初步整理,按相关要求于1月底及时移交。次年2月开始,办公室严格按照编制检索工具,结合档案行业标准和财政监管行业特点,聘请档案整理资质过硬、具有丰富的行政机关档案整理经验的专业公司,对全局档案进行分门类整理,档案工作人员对档案整理结果进行数据核对、统计、上报,确保所有档案符合档案行业标准要求。

  (二)严格管理,促进工作规范化。严格按照《档案法》的要求,制定档案保管、利用等工作制度,积极推动档案管理工作规范化。一是强化档案规范化保管责任。严格执行每月一查的安全自查制度,确保档案库房柜架排列整齐有序、空间适度、避光通风、编号统一,库房“十防”设施齐全,发现安全隐患及时整改。二是规范档案数字化利用。在坚持保密原则的基础上,牢固树立档案工作为财政工作服务的理念,通过建立健全检索工具体系,按要求编写档案目录,建立案卷级、文件级目录数据库,严格履行档案利用登记手续,切实促进档案规范化利用。同时,做到档案资料收入、移出、借阅等各个环节有记录,充分发挥档案的实效作用,为全局各项工作需要提供有力凭证。

  (三)合理开发档案资源。合理开发档案资源进行资料汇编,形成《支持企业应对疫情影响和复工复产政策汇编》、《中央对地方转移支付资金预算监管工作成果汇编》、《中央行政事业单位国有资产监督管理工作汇编》、《属地中央预算单位部门预算监管成果汇编》、《属地中央预算单位预算管理工作手册》、《业务四处制度汇编》、《湖南监管局内部管理制度汇编》等系列编研成果。

  四、广宣教,赋能管理升级

  积极参加国家档案局、省委办公厅(省档案局)组织的宣传、教育活动,加强档案法律法规和业务培训学习,赋能档案管理工作再升级。一是主题宣传“壮根基”。在“6·9国际档案日”,结合时事动态开展“档案法治主题教育宣传活动”,突出主题交流,以制作档案法知识教育宣传板、介绍国际档案日的来源、图解《中华人民共和国档案法》等形式,增强全局干部职工对《中华人民共和国档案法》的认识和理解,进一步提升档案法治意识。二是联络员培训“强主干”。认真组织各处室档案联络员进行档案法律法规和业务学习,积极参加相关培训,提升全局档案管理各个业务主干的工作水平。三是全员学习“茂枝叶”。采取“每日分块学”,坚持每天在工作微信群转发新修订的《中华人民共和国档案法》2—3条内容供全局干部职工学习,对大篇幅的法规条例内容切块学习,便于干部职工更好地消化吸收。干部职工在学习过程中,如有吃不透的地方,实时提问,档案工作者实时寻找权威解释,答疑解惑。在这种每日打卡、逐条学习的过程中,力求将档案法内容学深学透,且将档案工作意识融入到干部职工的日常工作中,成为一种自然自觉的习惯。

  风好正扬帆,乘势开新局。站在新的历史坐标起点,下一步,财政部湖南监管局将进一步加强多媒体档案管理,推动传统载体档案数字化和电子档案管理系统建设,建立健全全文数据库,继续以只争朝夕的紧迫劲头和始终如一的责任使命,既谋划长远,又干在当下,奋力谱写档案管理赋能财政监管工作提质增效的壮丽新篇章。

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发布日期:  2021年06月16日